5 Tipps zur Ferienvorbereitung als IT-Betreuer

5 Tipps zur Ferienvorbereitung als IT-Betreuer

Die Ferien sind im Kontext Schule oft eine gute Zeit, um Projekte durchzuführen, Software zu aktualisieren oder einfach neue Dinge auszuprobieren. Gerade im Open Source Umfeld erlebe ich es immer wieder (mich eingeschlossen :)), dass man als IT-Betreuer oft viel Zeit investiert, die weit über das Maß hinausgeht, was man in Anrechnungsstunden vergolten bekommt. Deswegen möchte ich heute ein paar Tipps zur Ferienvorbereitung weitergeben, damit die Balance zwischen Beruf, Engagement und dem Privatleben bzw. der Familie erhalten bleibt!

1. Rede mit deinem Vorgesetzten über Erwartungen

Wir sind in unserer Schule ein sehr kleines IT-Team. Manchmal gibt es Wünsche und Erwartungen von Seiten der Schul- bzw. Verwaltungsleitung. Das können Projekte sein, Probleme, die es in der IT zu lösen gibt oder einfach nur, dass die Anwesenheit erwartet wird. Jede Schule ist da sicher anders und wir handhaben das bei uns auch sehr flexibel. Trotzdem sind die meisten Probleme, die wir haben, Kommunikationsprobleme. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Erwartungen & Wünsche für die Ferienzeit von beiden Seiten klar kommuniziert werden.

2. Keine großen Änderungen in den Ferien!

Wenn man weiß, dass man in den Ferien kaum an der Schule sein wird, ist es hilfreich – neben dem Read-Only-Friday –  mindestens 1-2 Wochen vor den Ferien keine größeren Änderungen mehr an der IT-Infrastruktur vorzunehmen. So kann man wesentlich ruhiger in die Ferien gehen – gemäß dem Motto: „Never change a running system“ 🙂 Es gibt viele andere Projekte, die man stattdessen in der Zeit machen kann, z.B.

  • Serverraum aufräumen (Reinigen, Kabel beschriften, alte Kabel entfernen, …)
  • Inventur und Auffüllen von Beständen (Toner und anderes Verbrauchsmaterial)
  • Dokumentation aktualisieren und erweitern
  • Systemadministrator-Skills auffrischen

Es gibt sicher Ausnahmen, in denen man die Ferien bewusst für ein größeres Projekt nutzen möchte, deshalb:

3. Plane deine Ferienprojekte so genau wie nur möglich!

Manche Projekte oder Änderungen an der IT-Infrastruktur lassen sich am besten in den Ferien umsetzen,, d.h. wenn möglichst wenig Personal und Schüler an der Schule sind. Damit diese Projekte zeitlich nicht aus dem Rahmen fallen, plane dein Vorhaben so genau wie möglich. In der Regel sieht das bei uns so aus:

  • genaue Recherche über das geplante Projekt (z.B. eine neue Software, Upgrades, Installation von Hardware, …)
  • eine Liste mit Aufgaben erstellen, die zu tun sind (so genau und detailliert wie möglich)
  • Falls möglich, das Projekt in einer Sandbox / virtuellen Umgebung simulieren bzw. einen Testsetup / Prototyp einrichten (je nach Projekt)
  • Backup-Strategie, d.h. was passiert, wenn man das Projekt nicht in der geplanten Zeit umsetzen kann?
  • Absprachen und Organisation (Wen oder was brauche ich alles? Hausmeister? Welche Teile müssen bestellt werden)?

4. Dokumentation für die Mitarbeiter und Kollegen erstellen

Eine gute Dokumentation für die alltäglichen Probleme von Mitarbeitern und Kollegen ist ungemein hilfreich und entlastet uns als IT-Team – auch in den Ferien. Die Dokumentation kann in einem Wiki, einer einfachen Website oder auch als Sammlung von PDF-Dateien erstellt werden. Neben bebilderten Anleitungen können auch Screencasts eine gute Möglichkeit sein, Hilfe zur Selbsthilfe zu geben. Nutze die Zeit vor den Ferien die Dokumentation zu aktualisieren oder zu erstellen!

5. Remote-Access einrichten und testen

Es ist eine enorme Erleichterung, wenn man von außerhalb auf die IT-Systeme in der Schule zugreifen kann. Das kann z.B. ein SSH-Tunnel oder eine VPN-Verbindung ins schulische Netzwerk sein. Wichtig ist, dass diese Fernverbindung eingerichtet und getestet wird bevor man sie braucht. Es sollten möglichst alle Systeme erreichbar sein (nicht alle von außen, aber von einem Server intern), denn jedes System, was ich nicht von außen erreichen kann, ist möglicherweise ein Grund mehr in die Schule fahren zu müssen. Folgende Fragen können hilfreich sein:

  • Kann ich eine Verbindung zum Schulnetzwerk herstellen, wenn der Server abgestürzt / offline ist?
  • Kann ich alle System erreichen? ((Web)Server, Druckserver, Firewall, WLAN-Management, Accesspoints, …)
  • Hat die Schule eine redundante Internetanbindung?

Fazit

Eine gesunde Balance zwischen Beruf und den privaten Interessen ist sehr wichtig. Gerade für einen IT-Betreuer, der oft mit viel Engagement und Herzblut „seine“ Infrastruktur pflegt, kann eine gute Ferienvorbereitung helfen, diese Balance zu erhalten.

(via)

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